審議会等会議の公開に関する指針及び運用方針

平成17年1月1日　松阪市訓令第37号【指針および運用方針】

1　趣旨

この指針は、松阪市の行政情報提供の推進に関する要領（平成17年松阪市訓令第36号）第6条の規定により、審議会等会議の公開方法等について統一的な運用を図るため、必要な事項を定めるものとする。

運用方針

1. 本指針は、審議会等の会議を原則公開するにあたり、庁内において統一的な運用を図るため、必要な事項を定めるものとする。

2　対象とする審議会等

この指針の対象とする審議会等は、法令、条例又は要綱等の定めるところにより、市の事務または事業について審議、審査、調査等を行うために設置された機関（以下「審議会等」という。）とする。

運用方針

1. 「審議会等」とは、地方自治法第138条の4第3項の規定に基づき設置された附属機関および要綱等の規定に基づき、市民各層の意見や専門家の識見をもとに審議、審査、調査等を行うために設置されたものをいう。

3　会議の公開の基準

審議会等の会議は、原則公開とする。ただし、次に掲げる場合であって当該会議で非公開（部分公開を含む。）を決定したときは、この限りでない。

1. 情報公開条例第8条（公文書の公開義務）各号に含まれる事項について、審議、審査、調査を行う会議を開催するとき。
2. 会議を公開することにより、当該会議の公正又は円滑な運営に支障が生ずると認められるとき。

運用方針

1. 審議会等の会議は、原則として公開するものとする。
2. 審議会等は、原則公開であるが、審議、審査、調査等の内容は多様なものが想定され、例外として非公開とすることができる会議の範囲を次に掲げるとおりとする。
   1. 第1号関係
      情報公開条例第8条を参照し、会議の内容が同条に掲げられている非公開情報に該当する場合には、公開しないことができるものとする。
   2. 第2号関係
      審議事項によっては公開した場合、審議妨害や委員に対する圧力等により、公正かつ円滑な運営に支障が生ずると認められる場合

4　非公開の決定

1. 審議会等の会議の非公開の決定は、審議会等の長が当該会議に諮って行うものとする。
2. 審議会等は、会議を公開しないことを決定した場合には、その理由を明らかにしなければならない。

運用方針

1. 審議会等は、審議の内容が前条第1号及び第2号のいずれかに該当するおそれがあるときは、会議に諮り、会議の全部または一部を非公開とすることができる。なお、非公開の判断はできる限り議題毎に決定するものとする。
2. 会議を開催するときは、あらかじめ会議の開催日、議題等のほかに公開又は非公開の別についても周知しなければならないことから、会議の非公開決定については、次のいずれかの方法によって決定するものとする。
   1. 定例的に開催される会議の場合で、次回の会議の議題が決まっているときは、次回の会議の日程調整等の際に、会議に諮って決定する。
   2. 事前公表時までに議題が決まっている場合は、会長は審議会等の事務局を介して委員と協議をし、決定する。
   3. 会議開催の日の直前又は開催の当日に議題が生じたなどの場合で、事前に決定することができないときは、当該会議の冒頭に諮って決定する

5　公開の方法等

1. 審議会等の会議の公開は、会議の傍聴を希望する者に当該会議の傍聴を認めることにより行うものとする。
2. 審議会等を公開で行う会議においては、傍聴を認める定員を予め定め、会場に一定の傍聴席を設けるものとする。
3. 審議会等の長は、会議を公正・円滑に運営するため、会場の秩序維持に努めるものとする。
4. 審議会等の長は、報道機関の取材活動について十分配慮するものとする。

運用方針

1. 審議会等の会議の公開は、会議の傍聴を認めることであり、委員の発言に賛否を表明したり、発言を求めたり、会議の中止や手続のやり直しを求める権能まで含むものではない。
2. 審議会等の会議の公開は、一定の傍聴席を設けるとともに、定員を超えた場合には、抽選とする。なお、傍聴定員を超えた場合でも、状況により、より多くの市民が傍聴できるよう便宜を図るように努めるものとする。
3. 審議会等の長は、会場の秩序維持を図るため、別紙1を配布するなど、適宜な方法で傍聴者に注意を促すものとする。

6　会議資料の提供

審議会等の会議が公開されるときには、傍聴する者に会議資料（情報公開条例第8条のいずれかに該当する情報が記録されている部分を除く。）を提供するものとする。

運用方針

1. 会議資料の提供は、委員と同様に傍聴する者に配布することにより行うものとする。ただし、会議資料が図面、地図、写真、報告書など、作成にあたり経費等の関係で配布が困難な場合は、傍聴者の閲覧に供するものとする。
2. 会議資料が情報公開条例の非公開文書に該当するか否かの判断は、当該審議会等の長と協議して、市が最終的に配布の是非を決定するものとする。
3. 会議資料は、傍聴する者に配布するのが原則であるが、定員を超えたため、傍聴できなかった者から資料提供の申出があったときは、できる限り情報提供に努めるものとする。

7　会議開催の周知

審議会等を開催するにあたっては、当該会議開催の1週間前までに次の事項を総務課に送付するとともに、報道機関に資料提供し、インターネットの市ホームページに掲載するものとする。ただし、会議を緊急に開催する必要が生じたときはこの限りでない。

1. 会議の名称
2. 開催日時
3. 開催場所
4. 議題
5. 公開又は非公開の別（非公開のときはその理由）
6. 傍聴者の定員
7. 傍聴手続
8. 問い合わせ先

運用方針

1. 審議会等を開催する場合の事前公表すべきものについて、定めたものである。
2. 会議開催の周知は、できる限り早急に行うよう努めるものとする。
3. 運用の統一性を図るため、開催通知を電子ファイルにて総務課に送付するものとする。

8　会議等の結果の公開

1. 審議会等は、開催した会議の議事録（議事概要）を作成するものとする。
2. 審議会等は、会議の議事録を総務課での閲覧に供し、市ホームページに掲載するなど公表に努めるものとする。

運用方針

1. 審議会等は、公開、非公開に関わらず会議の議事録（議事概要）を作成するものとする。
2. 会議の議事録には、原則として、次の事項を記載するものとする。
   1. 会議名
   2. 開催日時
   3. 開催場所
   4. 出席した者の氏名
   5. 内容および公開または非公開の別
   6. 傍聴者の数（会議を公開した場合）
   7. その他審議会等が必要と認める事項
3. 議事録の形態は、審議会等の判断によることとするが、要約する場合は、できるだけ審議の経過がわかるよう作成するものとする。
4. 運用の統一性を図るため、議事録を電子ファイルにて総務課に送付するものとする。

9　審議会等一覧および運用状況の公表

1. 市長は、審議会等の名称、目的等に関する資料を作成し、市民の閲覧に供するものとする。
2. 市長は、毎年1回、各審議会等の公開状況をとりまとめ、公表するものとする。

運用方針

1. 市長は毎年1回、審議会等の会議の公開状況を取りまとめ、広く公表することにより、市民の信頼と理解を深め、より公正な運営が図られるように努めるものとする。
2. 運用状況の公表は、次の事項を市広報、市ホームページへ掲載する方法により行うものとする。
   1. 会議の開催件数
   2. 公開された会議の件数
   3. 非公開とされた会議の件数
   4. 傍聴者数
   5. その他必要と認められる事項

10　その他

この指針の運用にあたって必要な事項は、審議会等が別に定める。

附則
この訓令は、平成17年1月1日から適用する。

附則
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別紙1

1. 会長の指示に従い、静粛に傍聴してください。
2. 会場において発言を求めたり、委員の発言に対し、拍手その他の方法で賛否を表明しないでください。
3. 張り紙、ゼッケン、たすき、旗等を使用した示威的行動はしないでください。
4. 他の傍聴者の迷惑になるような行動をしないでください。
5. 会場において撮影、録音その他これらに類する行為をしないでください。
6. 報道関係者は、録音、ビデオなどの撮影について、会長の承認を得てください。
7. その他、会議の進行を妨げたり、会長の指示に従わない方は傍聴することができません。